Photocopieur pour entreprise : comment bien faire son choix ?

Le photocopieur est l’un des équipements indispensables pour le bon fonctionnement des activités dans une entreprise. Il est donc important de veiller à bien faire le choix lors de son acquisition. Quels sont alors les critères à prendre en compte afin de faire un choix raisonnable ? Suivez le fil de cet article pour avoir une idée sur les critères essentiels à prendre en compte avant d’opter pour un photocopieur d’entreprise. 

Prendre en compte la quantité d’impressions et le coût de la copie

Bien avant de porter votre choix sur un type de photocopieur pour entreprise, la première des choses qu’il faudra prendre en compte ici est le nombre d’impressions à réaliser par mois. En effet, il est essentiel d’évaluer le volume de pages que votre entreprise envisage de photocopier ou d’imprimer dans chaque mois. Notez que chaque photocopieur a sa capacité d’impression et cette donnée vous permettra donc de choisir votre matériel suivant sa capacité d’impression. L’idéal serait donc de définir au préalable vos besoins en impression. Cela va vous permettre de disposer dans votre entreprise un photocopieur qui comblera vos attentes. 

Outre le volume d’impression mensuel, c’est le coût de la copie qui sera pris en compte. Le coût de la copie désigne le coût de chaque page, c’est-à-dire son coût d’exploitation sur le long terme. Connaitre ces données vous sera utile dans le cadre du suivi de votre consommation ainsi que de votre production documentaire. En procédant ainsi, vous réaliserez assez d’économies sur vos dépenses. 

Tenir compte de la technologie d’impression et des fonctionnalités du photocopieur 

En dehors des critères suscités, il est crucial de choisir un photocopieur pour entreprise en fonction de la technologie d’impression. La technologie d’impression que vous souhaitez utiliser doit aussi vous guider dans votre choix. Par ailleurs, il convient de notifier qu’il existe deux principales technologies d’impression à savoir l’impression à jet d’encre et l’impression laser. La toute première favorise des impressions de bonne qualité notamment pour les tirages de photos. Néanmoins, vous devez savoir qu’elle est assez lente comparativement à l’imprimante laser. Cette dernière est plébiscitée par les entreprises pour impressions et pour les copies. 

En ce qui concerne les fonctionnalités du photocopieur, on distingue deux types d’imprimantes ou de photocopieurs à savoir les monofonctions et les multifonctions. La première catégorie d’imprimante englobe les imprimantes standards qui servent uniquement à imprimer des documents. Bien qu’elles soient simples d’utilisation et économiques, vous devez savoir qu’elles sont de nos jours moins pratiques. Ce sont les imprimantes multifonctionnelles qui sont aujourd’hui priorisées en raison de leurs multiples avantages. Vous avez la possibilité d’intégrer plusieurs autres fonctionnalités à votre appareil. Il s’agit notamment du scanner, l’imprimante, du photocopieur et du fax. En fonction donc de vos besoins, il vous revient de faire votre choix. 

Choisir en fonction du prix du photocopieur et des options de connectivités

Le prix du photocopieur est aussi l’un des critères qu’il y a lieu de prendre en considération quand vous envisagez d'acquérir un photocopieur pour entreprise. Ici, deux options s’offrent à vous : soit vous procédez à son achat, soit vous décidez de louer le photocopieur. Chacune de ces options a ses avantages. Procéder à l’achat d’un photocopieur pour votre entreprise est non seulement une formule simple et directe, mais qui vous permet également d’être le propriétaire de votre bien. Pour ce qui est de la location du photocopieur, c’est une solution avantageuse et économique qui vous permet de bénéficier de ses avantages économiques. Vous n’aurez plus besoin de payer de vos propres moyens le photocopieur.

Pour ce qui est des options de connectivité du photocopieur, retenez qu’il s’agit des moyens par lesquels il est possible de vous connecter à une imprimante professionnelle. Quel que soit le mode de connexion, s’informer sur les options de connectivités impactera positivement votre utilisation quotidienne. Si vous utilisez seul votre appareil, seront indispensables la connectivité Bluetooth et les ports USB. Si vous êtes nombreux, il faudra opter pour un photocopieur doté de l’option de connexion avec wifi ou via une connexion filaire. 

Prendre en compte le format des papiers d’impression et le domaine d’activité

Mis à part ces critères de choix, il est également capital de prendre en compte le format des papiers d’impression. Comme format de papier d’impression, retrouvez les formats A5, A4, A3, A2 ou encore A1. Vous devez donc au préalable chercher à connaitre l’utilité qui peut être faite de chaque format et voir si vous en aurez besoin. Tâchez alors de bien renseigner votre fournisseur afin que ce dernier puisse mettre à votre disposition des photocopieurs qui conviennent le mieux pour votre entreprise. 

Le domaine dans lequel vous exercer est aussi un élément qui doit orienter votre choix. Il va de soi qu’un cabinet d’architecture n’a pas les mêmes besoins en impression qu’un cabinet d’avocat. Chaque secteur d’activité a ses spécificités qui lui sont propres. Faites donc le choix suivant votre domaine d’activité.